Guide complet pour maîtriser la gestion de votre entreprise : stocks, caisse, factures, devis, employés, comptabilité, clôtures, boutique en ligne, fiches de paie, assistant ICL Gestion AI, abonnement et sécurité.
1. Démarrage et création de compte
Cette première partie vous accompagne de l'inscription jusqu'à la configuration complète de votre entreprise dans ICL GESTION.
1Sur la page d'accueil, cliquez sur « S'inscrire ou se connecter à mon compte ».
2Choisissez l'onglet « Créer un compte », puis renseignez votre email, un mot de passe solide (8 caractères minimum, avec chiffres et symboles), votre nom complet et le nom de votre entreprise.
3Validez : vous êtes redirigé automatiquement vers votre tableau de bord.
4Ouvrez « Paramètres » et complétez les informations de l'entreprise : nom commercial, téléphone, email, adresse et devise. Ces informations apparaissent sur toutes vos factures, devis et reçus.
5Toujours dans « Paramètres », définissez votre code administrateur (code PIN) : il protège les opérations sensibles du stock (ajout, modification, suppression, entrées et sorties).
6Installez l'application : sur téléphone, ouvrez le menu du navigateur puis « Ajouter à l'écran d'accueil ». Sur ordinateur, cliquez sur l'icône d'installation dans la barre d'adresse. L'application s'ouvre alors comme un logiciel natif.
Conseils pratiques
Utilisez une adresse email que vous consultez réellement : elle sert à la récupération du compte.
Le plan gratuit permet de tester l'application. L'abonnement premium débloque les ventes, articles, factures et clôtures sans limite.
2. Gestion des stocks (produits, entrées et sorties)
Le module Stocks est le cœur de votre inventaire. Chaque vente déduit automatiquement les quantités, ce qui vous donne un stock toujours juste.
1Ouvrez « Stocks ». Vous voyez la grille de vos produits avec le nom, le prix et la quantité restante.
2Cliquez sur « Nouveau produit ». Saisissez le nom, le prix de vente unitaire, la quantité initiale et, si vous le souhaitez, le prix d'achat et la catégorie.
3Validez avec votre code administrateur : toute création de produit est protégée par le PIN.
4Pour un réapprovisionnement, utilisez « Entrée » sur la fiche produit : indiquez la quantité reçue et un motif (achat fournisseur, retour client, correction d'inventaire).
5Pour une perte, une casse ou un prélèvement, utilisez « Sortie » : indiquez la quantité et le motif. L'historique des mouvements conserve la trace de chaque opération.
6Pour corriger un prix ou un libellé, cliquez sur l'icône de modification, puis validez avec le PIN.
7La suppression d'un produit est définitive : elle demande également le PIN.
Conseils pratiques
Faites un inventaire physique une fois par semaine et corrigez les écarts par une entrée ou une sortie avec motif « inventaire ».
Nommez vos produits de manière courte et reconnaissable : le nom s'affiche sur les tuiles de la caisse.
Les ventes ne demandent jamais de PIN : vos vendeurs travaillent librement, sans pouvoir toucher au stock.
3. Caisse et ventes (point de vente)
La caisse est conçue comme un vrai terminal de point de vente : les produits sont présentés en grille colorée à gauche, le panier et le client à droite.
1Ouvrez « Ventes » puis « Nouvelle vente ».
2Cliquez sur les tuiles de produits pour les ajouter au panier. Chaque clic supplémentaire augmente la quantité.
3Dans le panier, ajustez les quantités avec les boutons + et −, ou retirez une ligne.
4Renseignez les coordonnées du client : nom, nom de la boutique, localisation, téléphone et email. Ces champs sont facultatifs mais recommandés pour le suivi et l'envoi du reçu.
5Vérifiez le total, puis validez la vente. Le stock est immédiatement décrémenté et une recette est enregistrée en comptabilité.
6Imprimez le reçu (même modèle que la facture) ou utilisez « Envoyer » pour le transmettre par WhatsApp, email ou SMS.
7L'historique des ventes affiche chaque transaction avec son montant, son client et un bouton d'envoi ou de réimpression.
Conseils pratiques
Si un produit est en rupture, il apparaît à zéro : réapprovisionnez-le par une entrée avant de le vendre.
Le montant des ventes alimente automatiquement les points du jour, de la semaine, du mois et de l'année.
4. Factures
Les factures servent aux ventes à crédit, aux clients professionnels et à toute transaction nécessitant un document officiel.
1Ouvrez « Factures » puis « Nouvelle facture ».
2Renseignez les coordonnées complètes du client : nom, boutique, localisation, téléphone, email.
3Ajoutez les lignes : désignation, quantité, prix unitaire. Le total se calcule automatiquement.
4Enregistrez la facture : elle est créée avec le statut « En attente ».
5Lorsque le client paie, passez la facture au statut « Payée » : le montant est alors enregistré comme recette et intégré aux ventes du jour, du mois et de l'année.
6Imprimez la facture (plusieurs modèles disponibles : moderne, classique, minimal) ou envoyez-la avec le bouton « Envoyer ».
Conseils pratiques
Une facture non payée reste visible dans vos impayés : relancez le client depuis le bouton « Envoyer ».
Les montants des factures payées sont synchronisés avec le tableau de bord et les clôtures.
5. Devis et conversion en facture
Le devis est une proposition commerciale. Une fois accepté par le client, il se transforme en facture en un clic, sans ressaisie.
1Ouvrez « Devis » puis « Nouveau devis ».
2Renseignez le client et les lignes du devis exactement comme pour une facture.
3Envoyez le devis au client (WhatsApp, email, SMS) ou imprimez-le.
4Si le client accepte, cliquez sur « Convertir en facture » : une facture est créée avec les mêmes lignes et le même client.
5Marquez ensuite la facture comme payée lors du règlement, afin que le montant entre dans vos revenus.
Conseils pratiques
Un devis n'affecte ni le stock ni les revenus : il n'engage rien jusqu'à sa conversion.
Conservez vos devis refusés : ils servent d'historique commercial.
6. Gestion des employés
Suivez votre équipe, les postes et les salaires depuis un seul écran.
1Ouvrez « Employés » puis « Nouvel employé ».
2Renseignez le nom, le poste, le salaire, le téléphone et la date d'embauche.
3Modifiez ou supprimez une fiche à tout moment depuis la liste.
4Enregistrez les salaires versés comme dépenses dans le module Comptabilité afin qu'ils apparaissent dans vos charges.
Conseils pratiques
Tenez la liste à jour : elle sert de base au calcul de votre masse salariale mensuelle.
7. Comptabilité : recettes et dépenses
Le module Comptabilité regroupe toutes vos entrées et sorties d'argent, avec des graphiques d'évolution.
1Ouvrez « Comptabilité ». Les recettes des ventes et des factures payées y sont déjà enregistrées automatiquement.
3Ajoutez une recette exceptionnelle si nécessaire (apport, remboursement, vente hors caisse).
4Consultez les graphiques pour comparer recettes et dépenses sur la période et surveiller votre marge.
Conseils pratiques
Catégorisez systématiquement vos dépenses : c'est ce qui rend l'analyse utile.
Saisissez les dépenses le jour même pour éviter les oublis.
8. Clôtures et points de gestion
La clôture fige le résultat d'une période et produit un reçu de caisse imprimable, indispensable pour la traçabilité.
1En fin de journée, ouvrez « Comptabilité » et lancez « Clôture du jour ».
2Vérifiez le récapitulatif : nombre de ventes, total encaissé, dépenses, solde.
3Imprimez ou enregistrez le reçu de clôture, puis conservez-le (papier ou PDF).
4Répétez l'opération pour la semaine, le mois et l'année selon votre organisation.
5Retrouvez l'ensemble de vos clôtures dans l'historique et réimprimez-les à tout moment.
6Le tableau de bord affiche en permanence le point du jour, de la semaine, du mois et de l'année.
Conseils pratiques
Faites la clôture avant de quitter la boutique : c'est le meilleur contrôle contre les écarts de caisse.
Les factures payées sont incluses dans les points, comme les ventes.
9. Sécurité, code administrateur et bonnes pratiques
ICL GESTION sépare le travail quotidien des opérations sensibles grâce à un code administrateur.
1Définissez votre code administrateur à la première opération protégée (ou dans « Paramètres »). Ne le communiquez qu'aux responsables.
2Votre code n'est jamais stocké en clair : il est chiffré et vérifié directement sur nos serveurs. Personne — pas même depuis votre navigateur — ne peut le relire.
3Ce code est exigé pour : créer un produit, modifier un produit, supprimer un produit, enregistrer une entrée ou une sortie de stock.
4Aucun code n'est demandé pour encaisser une vente : la caisse reste rapide.
5Changez le code si un employé quitte l'entreprise.
6Pour un point de vente tenu par un vendeur, créez plutôt un « gestionnaire de boutique » avec son propre code : il travaille sans accéder à vos réglages ni à vos chiffres.
7Déconnectez-vous depuis le menu latéral ou la barre supérieure lorsque vous utilisez un appareil partagé.
Conseils pratiques
Ne partagez jamais votre mot de passe de compte : utilisez le code administrateur pour déléguer.
Vos données sont stockées de façon isolée : chaque compte ne voit que ses propres données.
10. Envoi de documents aux clients
Tous vos documents (facture, devis, reçu de vente) peuvent être transmis directement depuis l'application.
1Sur une facture, un devis ou une vente, cliquez sur « Envoyer ».
2Choisissez le canal : WhatsApp, email, SMS, autre application ou copie du texte.
3Si le client a un téléphone ou un email enregistré, il est pré-rempli automatiquement.
4Le message contient le type de document, son numéro, la date, le client, le montant total et le nom de votre entreprise.
Conseils pratiques
Renseignez toujours le téléphone du client : l'envoi WhatsApp devient instantané.
11. Abonnement premium et paiement sécurisé
Le plan gratuit permet de découvrir l'application avec des limites. Le premium lève toutes les restrictions et s'active en ligne, en quelques secondes, par paiement sécurisé.
1Ouvrez « Abonnement » depuis le menu de l'application.
2Choisissez votre formule : mensuelle, trimestrielle, annuelle ou Illimité. Le prix et la durée sont affichés clairement, sans frais caché.
3Vérifiez vos coordonnées (nom, téléphone, email, entreprise) : elles servent à établir votre reçu.
4Cliquez sur « Payer et activer ». Vous êtes redirigé vers une page de paiement sécurisé où vous réglez par Mobile Money ou par carte bancaire.
5Vos informations de paiement sont saisies uniquement sur la page de paiement sécurisée et chiffrée : l'application ne voit ni ne conserve votre numéro de carte ou votre code.
6Dès la confirmation du paiement, votre compte passe en premium automatiquement : toutes les fonctionnalités se débloquent immédiatement, sans attendre une validation manuelle.
7Vous recevez un reçu PDF détaillé par email (formule, durée, montant, date d'expiration). Il est aussi téléchargeable depuis la page « Abonnement ».
8Votre badge « Premium » apparaît dans l'application et la date d'expiration est rappelée avant la fin de la période.
Conseils pratiques
Si le paiement est interrompu (réseau, solde), aucun montant n'est débité tant que la transaction n'est pas confirmée : vous pouvez relancer sans risque.
Un paiement confirmé mais un compte encore en gratuit ? Rechargez la page : l'activation est automatique en quelques secondes. Sinon, contactez le support avec votre référence de paiement.
La formule Illimité évite tout renouvellement : elle convient aux entreprises installées.
12. Dépannage — questions fréquentes
Les situations les plus courantes et leur solution immédiate.
1Un produit ne s'ajoute pas au panier : sa quantité en stock est à zéro, faites une entrée de stock.
2Le total du jour semble faux : vérifiez que les factures concernées sont bien marquées « Payée ».
3Le code administrateur est refusé : redéfinissez-le depuis « Paramètres ».
4Le bouton de déconnexion est introuvable sur téléphone : ouvrez le menu latéral, il se trouve en bas, ou utilisez la barre supérieure.
5L'impression ne se lance pas : autorisez les fenêtres pop-up pour le site dans votre navigateur.
6Pour obtenir un PDF, choisissez « Enregistrer au format PDF » comme imprimante dans la fenêtre d'impression.
13. Boutique en ligne
Votre catalogue devient une vitrine publique partageable par lien.
1Ouvrez « Boutique en ligne » dans le menu de l'application.
2Renseignez le nom, la description et activez la boutique : un lien unique est généré automatiquement.
3Renseignez le numéro d'appel et le lien Google Maps de la boutique.
4Ajoutez un article : nom, description, prix, photos et quantité disponible.
5La quantité diminue à chaque commande validée ; l'article se retire de la vitrine lorsqu'il est épuisé.
6Copiez le lien de votre boutique et partagez-le sur WhatsApp, Facebook ou par SMS.
7Chaque commande déclenche une notification et apparaît dans l'onglet « Commandes ».
8Traitez la commande, puis enregistrez-la comme vente pour mettre à jour stocks et comptabilité.
Conseils pratiques
Des photos nettes et un prix clair augmentent le nombre de commandes.
Réapprovisionnez la quantité d'un article pour le remettre en vitrine.
Plan gratuit : 1 seul article en boutique. Premium : articles illimités.
14. Plusieurs boutiques et gestionnaires
Si vous avez plusieurs points de vente, chaque boutique garde son stock, ses ventes et son équipe, tout en restant visible dans un seul compte.
1Ouvrez « Paramètres » puis la partie « Boutiques » et créez une boutique : nom, adresse, téléphone.
2Basculez d'une boutique à l'autre depuis le sélecteur en haut de l'application : stocks, ventes et documents suivent la boutique choisie.
3Créez un gestionnaire pour une boutique : nom, identifiant de connexion et code personnel. Vous choisissez s'il peut ajouter des articles.
4Le gestionnaire encaisse et gère sa boutique sans voir vos autres boutiques, vos réglages ni vos codes.
5Supprimez ou modifiez un gestionnaire à tout moment ; son code est chiffré et jamais affiché.
Conseils pratiques
Un gestionnaire par point de vente = une caisse claire et des responsabilités identifiables.
Les clôtures peuvent être faites boutique par boutique pour comparer les performances.
15. Fiches de paie et paiement automatique des salaires
Les salaires peuvent être payés à date fixe automatiquement, avec une fiche de paie professionnelle envoyée à l'employé.
1Ouvrez « Employés » et modifiez une fiche : renseignez le salaire, le jour de paie (par exemple 30) et activez « Paiement automatique ».
2Le jour choisi, la dépense « Salaire » est créée automatiquement en comptabilité : votre masse salariale est toujours à jour.
3Pour un paiement manuel, utilisez « Payer » sur la fiche de l'employé et indiquez la période et le mode de règlement.
4Générez la fiche de paie : elle reprend votre logo, votre cachet ou signature, le poste, la période, le montant et un numéro unique.
5Imprimez la fiche, enregistrez-la en PDF, envoyez-la par email ou par WhatsApp à l'employé.
6Retrouvez l'historique de toutes les fiches émises pour un employé.
Conseils pratiques
Ajoutez votre signature et votre cachet dans « Paramètres » : ils s'appliquent à toutes les fiches de paie.
Désactivez le paiement automatique pendant un congé sans solde pour éviter une dépense inutile.
16. Documents PDF, QR code et impression
Factures, devis, reçus, bons de stock, fiches de paie et clôtures sont générés en PDF propre, avec un QR code de vérification.
1Sur n'importe quel document, cliquez sur « PDF » : le fichier est créé avec votre logo, vos coordonnées et vos mentions légales (RCCM, NIF, TVA).
2Chaque document porte un QR code : le client le scanne pour retrouver les informations du document et de votre entreprise.
3Le bouton « Partager » génère le PDF puis ouvre directement WhatsApp, l'email ou le partage du téléphone.
4Choisissez votre modèle et votre couleur de document dans « Paramètres » (moderne, classique, minimal).
5Pour une imprimante thermique de caisse, utilisez « Imprimer le reçu » : le format ticket est optimisé.
6Chaque entrée ou sortie de stock génère automatiquement un bon justificatif imprimable.
Conseils pratiques
Sur iPhone, le PDF s'ouvre sans barre d'outils parasite : appuyez sur « Partager » pour l'envoyer ou l'enregistrer dans Fichiers.
Autorisez les fenêtres pop-up si le document ne s'ouvre pas.
17. ICL Gestion AI : conseils, affiches et vidéos publicitaires
L'assistant intégré répond à vos questions de gestion et crée votre communication : affiches format 20 × 5 cm et courtes vidéos publicitaires.
1Ouvrez « ICL Gestion AI » dans le menu de l'application.
2Onglet « Discussion » : posez vos questions (fixer un prix, réduire les pertes, relancer un client, préparer un inventaire). L'assistant connaît le contexte de votre boutique.
3Vos conversations sont conservées : créez plusieurs discussions, revenez sur une ancienne depuis l'historique, supprimez celles dont vous n'avez plus besoin.
4Onglet « Affiche » : décrivez votre promotion. L'assistant crée une affiche au format 20 × 5 cm en intégrant automatiquement le nom de votre boutique, votre téléphone, votre lien et vos articles.
5Onglet « Vidéo » : générez une courte vidéo publicitaire à partir de la même description.
6Bouton « Télécharger » : l'image ou la vidéo est enregistrée directement dans votre téléphone ou votre ordinateur, prête à publier sur WhatsApp, Facebook, TikTok ou Instagram.
7Bouton « Proposer à ICL GESTION » : ajoutez le lien de votre boutique et envoyez votre affiche pour qu'elle soit étudiée puis, si elle est retenue, diffusée sur la page d'accueil du site.
8Onglet « Propositions » : suivez l'état de vos envois (en attente, publiée, refusée).
Conseils pratiques
Soyez précis : « −20 % sur les sacs à dos jusqu'au samedi » donne une bien meilleure affiche que « promotion ».
Vérifiez le prix et le numéro affichés avant publication : c'est votre image commerciale.
18. Notifications, temps réel et confort d'usage
Vous êtes averti immédiatement des commandes et des événements importants, et vos écrans se mettent à jour sans jamais recharger la page.
1À la première ouverture, acceptez la demande d'autorisation des notifications : vous recevrez alors une alerte sonore et visuelle à chaque nouvelle commande, même application fermée sur téléphone.
2La cloche en haut de l'écran regroupe toutes vos notifications : commandes, abonnement, messages de l'équipe ICL GESTION.
3Tout est en temps réel : une vente encaissée sur un autre appareil, une commande reçue ou un stock modifié apparaît instantanément sur vos écrans.
4Basculez entre le thème clair et le thème sombre avec l'interrupteur du menu : utile en soirée ou en boutique très éclairée.
5Quand une nouvelle version est disponible, un bandeau discret propose la mise à jour : un clic, sans perdre votre travail en cours.
6Page « Installer l'application » : suivez les étapes pour l'ajouter à l'écran d'accueil de votre téléphone ou en logiciel sur votre PC.
Conseils pratiques
Si vous ne recevez plus d'alerte, réactivez les notifications du site dans les réglages de votre navigateur.
Restez connecté : la session est conservée longtemps, vous n'avez pas à saisir votre mot de passe chaque jour.
19. Historique et traçabilité des mouvements
Chaque mouvement de stock est archivé : qui, quoi, combien, quand et le stock restant après l'opération.
1Dans « Stocks », ouvrez la partie « Historique des mouvements ».
2Consultez la liste : article, type (entrée, sortie, vente, commande), quantité, prix, stock restant, motif et date.
3Utilisez la recherche pour suivre un seul article et comprendre un écart d'inventaire.
4Réimprimez le bon justificatif d'un mouvement à tout moment.
5Les ventes de la caisse et les commandes payées de la boutique en ligne apparaissent aussi dans cet historique.
Conseils pratiques
En cas d'écart d'inventaire, remontez l'historique de l'article : la cause y est presque toujours visible.
20. Traiter les commandes de la boutique en ligne
Une commande passe par des étapes claires, et le stock n'est impacté qu'au moment du paiement pour éviter toute erreur.
1Onglet « Commandes » : chaque commande affiche le client, son téléphone, les articles et le total.
2« En livraison » : le client est prévenu par WhatsApp que sa commande est en route.
3« Valider / Payer » : la commande devient une vente, le stock est déduit et la recette est enregistrée en comptabilité.
4« Annuler » : les articles réservés retournent en vitrine, sans impact sur vos chiffres.
5Imprimez ou envoyez le reçu de la commande au client depuis la fiche.
Conseils pratiques
Appelez le client dès la réception de la commande : le taux de commandes confirmées augmente fortement.
Ne validez le paiement qu'une fois l'argent reçu : c'est ce clic qui touche votre stock et vos revenus.
21. Assistance et accompagnement
Vous n'êtes jamais seul : une équipe répond et peut vous accompagner à la mise en route.
1Écrivez sur WhatsApp au +225 07 99 92 37 96 pour une question rapide.
2Envoyez un email à serviceiclgestion@gmail.com pour une demande détaillée ou un justificatif de paiement.
3Demandez une prise en main avec votre équipe : nous vous guidons sur la configuration, les stocks et la caisse.
4Consultez ce manuel à tout moment depuis « Guide » dans l'application : il est aussi téléchargeable en PDF pour vos employés.
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