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Formation officielle

Manuel de formation

Guide complet pour maîtriser la gestion de votre entreprise : stocks, caisse, factures, devis, employés, comptabilité, clôtures et sécurité.

1. Démarrage et création de compte

Cette première partie vous accompagne de l'inscription jusqu'à la configuration complète de votre entreprise dans ICL GESTION.

  1. 1Sur la page d'accueil, cliquez sur « S'inscrire ou se connecter à mon compte ».
  2. 2Choisissez l'onglet « Créer un compte », puis renseignez votre email, un mot de passe solide (8 caractères minimum, avec chiffres et symboles), votre nom complet et le nom de votre entreprise.
  3. 3Validez : vous êtes redirigé automatiquement vers votre tableau de bord.
  4. 4Ouvrez « Paramètres » et complétez les informations de l'entreprise : nom commercial, téléphone, email, adresse et devise. Ces informations apparaissent sur toutes vos factures, devis et reçus.
  5. 5Toujours dans « Paramètres », définissez votre code administrateur (code PIN) : il protège les opérations sensibles du stock (ajout, modification, suppression, entrées et sorties).
  6. 6Installez l'application : sur téléphone, ouvrez le menu du navigateur puis « Ajouter à l'écran d'accueil ». Sur ordinateur, cliquez sur l'icône d'installation dans la barre d'adresse. L'application s'ouvre alors comme un logiciel natif.
Conseils pratiques
  • Utilisez une adresse email que vous consultez réellement : elle sert à la récupération du compte.
  • Le plan gratuit permet de tester l'application. L'abonnement premium débloque les ventes, articles, factures et clôtures sans limite.

2. Gestion des stocks (produits, entrées et sorties)

Le module Stocks est le cœur de votre inventaire. Chaque vente déduit automatiquement les quantités, ce qui vous donne un stock toujours juste.

  1. 1Ouvrez « Stocks ». Vous voyez la grille de vos produits avec le nom, le prix et la quantité restante.
  2. 2Cliquez sur « Nouveau produit ». Saisissez le nom, le prix de vente unitaire, la quantité initiale et, si vous le souhaitez, le prix d'achat et la catégorie.
  3. 3Validez avec votre code administrateur : toute création de produit est protégée par le PIN.
  4. 4Pour un réapprovisionnement, utilisez « Entrée » sur la fiche produit : indiquez la quantité reçue et un motif (achat fournisseur, retour client, correction d'inventaire).
  5. 5Pour une perte, une casse ou un prélèvement, utilisez « Sortie » : indiquez la quantité et le motif. L'historique des mouvements conserve la trace de chaque opération.
  6. 6Pour corriger un prix ou un libellé, cliquez sur l'icône de modification, puis validez avec le PIN.
  7. 7La suppression d'un produit est définitive : elle demande également le PIN.
Conseils pratiques
  • Faites un inventaire physique une fois par semaine et corrigez les écarts par une entrée ou une sortie avec motif « inventaire ».
  • Nommez vos produits de manière courte et reconnaissable : le nom s'affiche sur les tuiles de la caisse.
  • Les ventes ne demandent jamais de PIN : vos vendeurs travaillent librement, sans pouvoir toucher au stock.

3. Caisse et ventes (point de vente)

La caisse est conçue comme un vrai terminal de point de vente : les produits sont présentés en grille colorée à gauche, le panier et le client à droite.

  1. 1Ouvrez « Ventes » puis « Nouvelle vente ».
  2. 2Cliquez sur les tuiles de produits pour les ajouter au panier. Chaque clic supplémentaire augmente la quantité.
  3. 3Dans le panier, ajustez les quantités avec les boutons + et −, ou retirez une ligne.
  4. 4Renseignez les coordonnées du client : nom, nom de la boutique, localisation, téléphone et email. Ces champs sont facultatifs mais recommandés pour le suivi et l'envoi du reçu.
  5. 5Vérifiez le total, puis validez la vente. Le stock est immédiatement décrémenté et une recette est enregistrée en comptabilité.
  6. 6Imprimez le reçu (même modèle que la facture) ou utilisez « Envoyer » pour le transmettre par WhatsApp, email ou SMS.
  7. 7L'historique des ventes affiche chaque transaction avec son montant, son client et un bouton d'envoi ou de réimpression.
Conseils pratiques
  • Si un produit est en rupture, il apparaît à zéro : réapprovisionnez-le par une entrée avant de le vendre.
  • Le montant des ventes alimente automatiquement les points du jour, de la semaine, du mois et de l'année.

4. Factures

Les factures servent aux ventes à crédit, aux clients professionnels et à toute transaction nécessitant un document officiel.

  1. 1Ouvrez « Factures » puis « Nouvelle facture ».
  2. 2Renseignez les coordonnées complètes du client : nom, boutique, localisation, téléphone, email.
  3. 3Ajoutez les lignes : désignation, quantité, prix unitaire. Le total se calcule automatiquement.
  4. 4Enregistrez la facture : elle est créée avec le statut « En attente ».
  5. 5Lorsque le client paie, passez la facture au statut « Payée » : le montant est alors enregistré comme recette et intégré aux ventes du jour, du mois et de l'année.
  6. 6Imprimez la facture (plusieurs modèles disponibles : moderne, classique, minimal) ou envoyez-la avec le bouton « Envoyer ».
Conseils pratiques
  • Une facture non payée reste visible dans vos impayés : relancez le client depuis le bouton « Envoyer ».
  • Les montants des factures payées sont synchronisés avec le tableau de bord et les clôtures.

5. Devis et conversion en facture

Le devis est une proposition commerciale. Une fois accepté par le client, il se transforme en facture en un clic, sans ressaisie.

  1. 1Ouvrez « Devis » puis « Nouveau devis ».
  2. 2Renseignez le client et les lignes du devis exactement comme pour une facture.
  3. 3Envoyez le devis au client (WhatsApp, email, SMS) ou imprimez-le.
  4. 4Si le client accepte, cliquez sur « Convertir en facture » : une facture est créée avec les mêmes lignes et le même client.
  5. 5Marquez ensuite la facture comme payée lors du règlement, afin que le montant entre dans vos revenus.
Conseils pratiques
  • Un devis n'affecte ni le stock ni les revenus : il n'engage rien jusqu'à sa conversion.
  • Conservez vos devis refusés : ils servent d'historique commercial.

6. Gestion des employés

Suivez votre équipe, les postes et les salaires depuis un seul écran.

  1. 1Ouvrez « Employés » puis « Nouvel employé ».
  2. 2Renseignez le nom, le poste, le salaire, le téléphone et la date d'embauche.
  3. 3Modifiez ou supprimez une fiche à tout moment depuis la liste.
  4. 4Enregistrez les salaires versés comme dépenses dans le module Comptabilité afin qu'ils apparaissent dans vos charges.
Conseils pratiques
  • Tenez la liste à jour : elle sert de base au calcul de votre masse salariale mensuelle.

7. Comptabilité : recettes et dépenses

Le module Comptabilité regroupe toutes vos entrées et sorties d'argent, avec des graphiques d'évolution.

  1. 1Ouvrez « Comptabilité ». Les recettes des ventes et des factures payées y sont déjà enregistrées automatiquement.
  2. 2Ajoutez manuellement une dépense : loyer, électricité, transport, achat fournisseur, salaires, taxes.
  3. 3Ajoutez une recette exceptionnelle si nécessaire (apport, remboursement, vente hors caisse).
  4. 4Consultez les graphiques pour comparer recettes et dépenses sur la période et surveiller votre marge.
Conseils pratiques
  • Catégorisez systématiquement vos dépenses : c'est ce qui rend l'analyse utile.
  • Saisissez les dépenses le jour même pour éviter les oublis.

8. Clôtures et points de gestion

La clôture fige le résultat d'une période et produit un reçu de caisse imprimable, indispensable pour la traçabilité.

  1. 1En fin de journée, ouvrez « Comptabilité » et lancez « Clôture du jour ».
  2. 2Vérifiez le récapitulatif : nombre de ventes, total encaissé, dépenses, solde.
  3. 3Imprimez ou enregistrez le reçu de clôture, puis conservez-le (papier ou PDF).
  4. 4Répétez l'opération pour la semaine, le mois et l'année selon votre organisation.
  5. 5Retrouvez l'ensemble de vos clôtures dans l'historique et réimprimez-les à tout moment.
  6. 6Le tableau de bord affiche en permanence le point du jour, de la semaine, du mois et de l'année.
Conseils pratiques
  • Faites la clôture avant de quitter la boutique : c'est le meilleur contrôle contre les écarts de caisse.
  • Les factures payées sont incluses dans les points, comme les ventes.

9. Sécurité, code administrateur et bonnes pratiques

ICL GESTION sépare le travail quotidien des opérations sensibles grâce à un code administrateur.

  1. 1Définissez votre code administrateur dans « Paramètres ». Ne le communiquez qu'aux responsables.
  2. 2Ce code est exigé pour : créer un produit, modifier un produit, supprimer un produit, enregistrer une entrée ou une sortie de stock.
  3. 3Aucun code n'est demandé pour encaisser une vente : la caisse reste rapide.
  4. 4Changez le code si un employé quitte l'entreprise.
  5. 5Déconnectez-vous depuis le menu latéral ou la barre supérieure lorsque vous utilisez un appareil partagé.
Conseils pratiques
  • Ne partagez jamais votre mot de passe de compte : utilisez le code administrateur pour déléguer.
  • Vos données sont stockées de façon isolée : chaque compte ne voit que ses propres données.

10. Envoi de documents aux clients

Tous vos documents (facture, devis, reçu de vente) peuvent être transmis directement depuis l'application.

  1. 1Sur une facture, un devis ou une vente, cliquez sur « Envoyer ».
  2. 2Choisissez le canal : WhatsApp, email, SMS, autre application ou copie du texte.
  3. 3Si le client a un téléphone ou un email enregistré, il est pré-rempli automatiquement.
  4. 4Le message contient le type de document, son numéro, la date, le client, le montant total et le nom de votre entreprise.
Conseils pratiques
  • Renseignez toujours le téléphone du client : l'envoi WhatsApp devient instantané.

11. Abonnement premium

Le plan gratuit permet de découvrir l'application avec des limites. Le premium lève toutes les restrictions.

  1. 1Ouvrez « Abonnement » depuis le menu de l'application.
  2. 2Consultez l'état de votre plan et les avantages du premium : ventes et articles illimités, factures, devis, clôtures, impression illimitée, support prioritaire.
  3. 3Lancez la demande d'activation : vos coordonnées de compte sont transmises automatiquement.
  4. 4Après confirmation, votre compte passe en premium et toutes les fonctionnalités se débloquent immédiatement.

12. Dépannage — questions fréquentes

Les situations les plus courantes et leur solution immédiate.

  1. 1Un produit ne s'ajoute pas au panier : sa quantité en stock est à zéro, faites une entrée de stock.
  2. 2Le total du jour semble faux : vérifiez que les factures concernées sont bien marquées « Payée ».
  3. 3Le code administrateur est refusé : redéfinissez-le depuis « Paramètres ».
  4. 4Le bouton de déconnexion est introuvable sur téléphone : ouvrez le menu latéral, il se trouve en bas, ou utilisez la barre supérieure.
  5. 5L'impression ne se lance pas : autorisez les fenêtres pop-up pour le site dans votre navigateur.
  6. 6Pour obtenir un PDF, choisissez « Enregistrer au format PDF » comme imprimante dans la fenêtre d'impression.

13. Boutique en ligne

Votre catalogue devient une vitrine publique partageable par lien.

  1. 1Ouvrez « Boutique en ligne » dans le menu de l'application.
  2. 2Renseignez le nom, la description et activez la boutique : un lien unique est généré automatiquement.
  3. 3Renseignez le numéro d'appel et le lien Google Maps de la boutique.
  4. 4Ajoutez un article : nom, description, prix, photos et quantité disponible.
  5. 5La quantité diminue à chaque commande validée ; l'article se retire de la vitrine lorsqu'il est épuisé.
  6. 6Copiez le lien de votre boutique et partagez-le sur WhatsApp, Facebook ou par SMS.
  7. 7Chaque commande déclenche une notification et apparaît dans l'onglet « Commandes ».
  8. 8Traitez la commande, puis enregistrez-la comme vente pour mettre à jour stocks et comptabilité.
Conseils pratiques
  • Des photos nettes et un prix clair augmentent le nombre de commandes.
  • Réapprovisionnez la quantité d'un article pour le remettre en vitrine.
  • Plan gratuit : 1 seul article en boutique. Premium : articles illimités.

14. Assistant intelligent

Un assistant intégré vous aide dans votre travail quotidien.

  1. 1Ouvrez « Assistant IA » dans le menu.
  2. 2Posez votre question : rédaction, calculs, conseils de gestion, organisation.
  3. 3Copiez la réponse pour la réutiliser dans un devis, une facture ou un message client.
Conseils pratiques
  • Plus votre demande est précise, plus la réponse est utile.

15. Scan des articles

Ajoutez au stock et vendez en scannant l'article.

  1. 1Dans « Stocks », appuyez sur « Scanner » : un article reconnu ouvre directement une entrée de stock.
  2. 2Un code inconnu ouvre une nouvelle fiche article pré-remplie avec ce code.
  3. 3Dans la caisse, appuyez sur « Scanner » pour ajouter l'article au panier.
  4. 4Le code peut aussi être saisi à la main si la caméra n'est pas disponible.
Conseils pratiques
  • Renseignez le champ « Code-barres » de chaque article pour un scan fiable.
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